Privacyverklaring van JCI Mechelen

1 Contactinformatie van JCI Mechelen

JCI Mechelen vzw

Onze-Lieve-Vrouwestraat 85

2800 Mechelen

hello@jcimechelen.be

2 Doel van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgemaakt voor al onze leden en deelnemers aan onze activiteiten, en in deze Privacyverklaring leggen we uit waarom JCI Mechelen gegevens bijhoudt, over welke gegevens het gaat, welke er worden verwerkt en wat je kan doen wanneer je niet akkoord bent met de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoon is identificeerbaar van zodra er een directe of indirecte link bestaat tussen gegevens en de natuurlijke persoon. Daarom is bijvoorbeeld uw geboortedatum een persoonsgegeven, alsook de samenstelling van uw gezin. Persoonsgegevens staan daarom toe personen te identificeren, ongeacht of wij dat willen doen bij JCI Mechelen of niet, en daarom moet er extra aandacht uitgaan naar deze stukjes informatie, zodat de privacy van de desbetreffende personen gerespecteerd wordt.

In ieder geval gebruiken en verwerken we uw persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de privacywet en andere relevante wettelijke bepalingen. Daarom verwijzen we rechtstreeks in deze privacyverklaring naar de privacywet (wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de verwerking van persoonsgegevens) en de verordening “AVG” (“algemene verordening gegevensbescherming” van 27 april 2016, betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, ook bekend als “GDPR”), mocht u deze willen raadplegen. In deze privacyverklaring overlopen we de belangrijkste rechten en plichten van zowel u als ons.

3 Wie verwerkt persooonsgegevens?

Wie zijn wij?

Junior Chamber International (JCI) Mechelen is een afdeling van de internationale organisatie JCI, bestaande uit jonge leiders en ondernemende mensen tussen 18 en 40 jaar oud. De missie van onze organisatie luidt als volgt: “Groeikansen aanbieden die jonge mensen aanzetten tot het creëren van positieve veranderingen”. Daarom bieden we verschillende kansen aan om met elkaar kennis te maken en zetten we ons op verschillende vlakken in om een positieve bijdrage te leveren aan onze wijde omgeving.

Onze rol in het verwerken van uw persoonsgegevens?

Wij functioneren als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens, aangezien wij bepalen welke gegevens worden verzameld en verwerkt.

4 Waarom worden er persoonsgegevens verwerkt door JCI Mechelen?

Wij houden persoonsgegevens van jou bij zodat: 

  • Je kan worden uitgenodigd en deelnemen aan onze evenementen
  • We je kunnen helpen bij vraag naar coaching door peterschap
  • We je nieuwsbrieven kunnen sturen en kunnen bereiken
  • We je kunnen informeren over de werking
  • Het beheer en administratie van de leden correct kan verlopen

Voor de foto’s en video’s vragen we in geval van gerichte beelden jouw toestemming om deze te mogen gebruiken op onze website en in onze nieuwsbrief en sociale media, …

5 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

JCI Mechelen verzamelt enkel de strikt noodzakelijke persoonsgegevens die ons in staat stellen om onze doelstellingen te bereiken. Daarom beperken wij ons tot de volgende gegevens:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens namelijk: naam, voornaam, geboortedatum (voor statuten en verjaardagen)
  • Beroep en betrekking: je huidige functie, naam van je werkgever
  • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mail
  • Beeldmateriaal : foto’s en video’s (van evenementen)
  • 6 Hoe worden uw persoonsgegevens bekomen?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulier, persoonlijk/telefonisch/e-mail, …). Wij verzamelen in ieder geval geen persoonsgegevens via derden of via andere manieren.

Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen.  U zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden en uw toestemming zal worden opgetekend, zodat u op dat moment de kans krijgt om aan de fotograaf te melden of u al dan niet gefotografeerd wilt worden.

Later kan u ook contact opnemen vom uw toestemming in te trekken (zie verder hoe u dat doet).

7 Op basis van welke verwerkingsgrond werkt JCI Mechelen?

Wij werken enkel in overeenstemming met de wet wat betreft persoonsgegevens. Deze wet somt enkele juridische gronden op waarmee je persoonsgegevens mag verwerken. Hieronder geven we een overzicht van de juridische gronden waarmee wij onze verwerkingen doen:

  • Op basis van uw expliciete toestemming om:
    • U nieuwsbrieven te versturen
    • Uw beeldmateriaal te gebruiken
  • Op basis van de uitvoering van een overeenkomst:
    • Doorgeven van uw gegevens ten behoeve van peterschap en coaching
    • Uw gegevens door te geven aan de overkoepelende organisatie JCI Belgium
  • Op basis van ons legitieme belang:
    • Organiseren van netwerkevenementen en projecten
    • Verslaggeving van activiteiten voor public relations-doeleinden
    • Ledenbeheer

8 Wie ontvangt uw persoonsgegevens?

Onze verwerkers

JCI Mechelen gebruikt de diensten van derde partijen, onze verwerkers, zoals Microsoft en Combell. Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon die op verzoek van of namens de verantwoordelijke (JCI Mechelen) persoonsgegevens verwerkt of verwerkt. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. De verwerker handelt altijd volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke (JCI Mechelen).

Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons voor het selecteren van de juiste verwerkers en projectpartners die de rechten van Betrokkenen (de natuurlijke personen waarvan wij Persoonsgegevens verwerken) kunnen garanderen. We maken gebruik van verwerkers die ons de volgende diensten leveren:

  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers);
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij hebben uiteraard de nodige afspraken gemaakt met deze verwerkers en projectpartners in verband met het verwerken van uw gegevens, zoals over de beveiliging van uw persoonsgegevens. Die afspraken zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden of in een verwerkersovereenkomst die nauwkeurig bepaalt wat de andere partij (verwerker) met uw gegevens mag doen.

Andere partijen

Los van de bovenvermeldde verwerkende partijen en JCI Belgium, zullen wij uw persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. We zullen je hier ook altijd van op de hoogte brengen. Persoonsgegevens kunnen ook worden overgedragen indien de overdracht noodzakelijk is om de vitale belangen van u te dienen.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

9 Verspreiden we uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie?

 Als standaard regel, limiteren we het verspreiden van persoonsgegevens buiten de Europese Unie. In het geval van een overdracht buiten de EU, zullen we ervoor zorgen dat elke overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt op basis van de passende waarborgen waaraan verwerkers contractueel gebonden zullen zijn (bijvoorbeeld ervoor te zorgen dat het bedrijf voor overdrachten naar de Verenigde Staten van Amerika is geregistreerd onder standard contractual clauses ).

Overdracht naar landen waar het risico bestaat dat contractuele verplichtingen niet volstaan, komen standaard niet in aanmerking voor overdracht, b.v. landen met een beperkte privacywetgeving.

10 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

 

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk vereist of noodzakelijk voor het doel waarvoor je ons deze gegevens hebt verstrekt (bijvoorbeeld boekhouding).

Wij hebben beslist om deelnemerslijsten te bewaren gedurende maximaal 3 werkjaren na einde van het evenement. Ook contactgegevens van leden bewaren we gedurende 10 werkjaren na einde lidmaatschap, waarna we ze deleten van onze databases, tenzij ze in aanmerking willen komen voor peterschap, of geregistreerd willen staan als oud-lid.

Papieren persoonsgegevens worden meteen gedigitaliseerd en vervolgens vernietigd zodat alles digitaal beheerd en beveiligd kan worden.

Uw gegevens worden bewaard op 1 van de volgende platformen: Microsoft Teams of Combell

11 Welke rechten heeft u?

Wij bij JCI Mechelen verzamelen uw persoonsgegevens, maar dat betekent niet dat u geen rechten heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor jouw vraag. Hierna zullen we u contacteren, opdat we uw identiteit kunnen verifiëren zodat er geen kans is op misbruik.

In totaal zullen we binnen een periode van 30 dagen voldoen aan uw rechten.

Misschien bent u niet geheel op de hoogte van deze rechten, daarom lijsten we ze hier op:

11.1 Recht op garantie dat uw persoonsgegevens veilig en wetmatig worden verwerkt

Uw persoonlijke gegevens worden altijd verwerkt voor de legitieme doeleinden bovenaan aangehaald. Ze worden verzameld en verwerkt op een geschikte en relevante manier en worden niet langer bewaard dan nodig is om de voorgestelde doelstellingen te bereiken.

Wij hebben verschillende maatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang en verwerking, en al deze maatregelen worden regelmatig herzien en geëvalueerd. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons intern Privacy & Databeleid.

11.2 Recht op inzage

Als u in staat bent om effectief uw identiteit te bewijzen, krijgt u het recht om informatie te verkrijgen over welke gegevens dat wij van u hebben.

Bijgevolg heeft u het recht op de verwerkingsdoelstellingen, de type persoonsgegevens, en de ontvangers, waarnaar de gegevens worden verzonden, te verkrijgen, evenals de criteria die de periode van gegevensopslag bepalen en kunt u de rechten uitoefenen die hieronder staan opgelijstt.

11.3 Recht op verbetering en aanvulling

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Neem gerust contact met ons op met het verzoek om de gegevens te wijzigen, aangezien ook wij ernaar streven om correcte informatie over jou te hebben.

11.4 Recht op verwijdering

U heeft ook het recht om de verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verkrijgen onder de volgende omstandigheden:

Uw persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor het beoogde doel;

U trekt uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens in en er is geen andere rechtsgrondslag voor het verwerken van uw gegevens;

  • U heeft uw recht op bezwaar op legitieme wijze uitgeoefend;
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  • Uw gegevens moeten worden verwijderd als gevolg van een wettelijke verplichting.

11.5 Recht op beperking van (automatische) verwerkingen

In enkele gevallen heb je het recht om beperkingen te vragen op de verwerking van je persoonsgegevens – laat ons dit dan ook meteen weten! Wij bij JCI Mechelen zijn dan wel genoodzaakt om te verifiëren of dit recht kan uitgevoerd worden, maar uiteraard willen wij dat onze leden alle vertrouwen in ons kunnen stellen.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, maar weet dat je dit recht wel hebt in het geval je het ooit tegenkomt (elders). Of tenzij we in de toekomst een of ander vreemd idee krijgen over bijvoorbeeld gezichtsherkenning en profilering (Tot nu toe niet het geval)

11.6 Recht op bezwaar

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden. Dus niet enkel beperking, maar ook tegen de volledige verwerking!

11.7 Recht op overdraagbaarheid

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij, indien u dit wenst (tenzij dit technisch onmogelijk is). Indien je dit wenst, verwacht je dan aan een excel-bestandje met maximum een handvol regels en enkele kolommen, waarvan je het merendeel uit je hoofd zou moeten kennen (naam, voornaam, geboortedatum – we zeggen zomaar wat).

11.8 Recht op intrekken van uw toestemming

Je hebt het recht om je toestemming ten allen tijde opnieuw in te trekken. JCI Mechelen garandeert dat we je toestemming onmiddellijk intrekken als je hier om vraagt en dit ook zo registreren.

12 Klachten of opmerkingen?

Heb je een klacht of opmerking over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons? Neem dan zeker contact met ons op – Onze contactgegevens vind je helemaal bovenaan deze verklaring.

Konden we je niet verder helpen of blijf je ontevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Dan kan je steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit van België:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

13 Wijziging van deze verklaring

Bedankt om deze hele Privacyverklaring te lezen! Indien jullie nog extra vragen, bemerkingen of zorgen hebben wat betreft uw Persoonsgegevens (het zijn die van jou, ten slotte!), aarzel niet om ons te contacteren. Wij zullen u zo goed mogelijk bijstaan.

JCI Mechelen  kan deze verklaring steeds wijzigen (updaten).